Opis
Optymalizacja etatów oparta na danych, a nie na „wrażeniu”
Czy masz poczucie, że część pracowników jest wiecznie przeciążona, a inni „jakoś się wyrabiają”?
Czy rada oczekuje oszczędności, a Ty potrzebujesz twardych argumentów za utrzymaniem lub zmianą etatów? Budżet jakim dysponujemy też wymaga czasami redukcji etatów lub ich optymalizacji.
Arkusz Optymalizacji Zatrudnienia w Urzędzie – to narzędzie, które pozwoli Ci w końcu ułożyć kadry w sposób przejrzysty, policzalny i obroniony przed radą, RIO i mieszkańcami.
Co potrafi ten arkusz?
-
Liczy realne obciążenie godzinowe każdego stanowiska na podstawie liczby spraw i czasu ich obsługi.
-
Uwzględnia subiektywne obciążenie, ryzyko braków kadrowych, ryzyko przeciążenia i kluczowość obszaru.
-
Wylicza Wskaźnik priorytetu (0–100) – im wyższy, tym bardziej „gorące” stanowisko.
-
Generuje automatyczne rekomendacje:
-
pilne wzmocnienie,
-
braki kadrowe,
-
przeciążenie – przenieść zadania,
-
możliwa redukcja/łączenie etatu,
-
stabilne obciążenie – monitorować.
-
-
Tworzy podsumowanie wg referatów – pokazując łączne obciążenie oraz średni wskaźnik priorytetu.
Co znajdziesz w środku?
-
Zakładkę „Stanowiska” – główny arkusz roboczy z formułami i kolorami, gotowy do wypełnienia.
-
Zakładkę „Słowniki” – do łatwego dopasowania narzędzia do struktury Twojego urzędu.
-
Zakładkę „Podsumowanie” – automatyczne zestawienie obciążenia i priorytetów dla każdego referatu.
-
Przykładowe wypełnienie, które od razu pokazuje, jak z arkusza korzystać.
Arkusz jest w pełni edytowalny – możesz dodawać kolejne stanowiska, dopasowywać referaty i typy stanowisk.
Dla kogo jest to narzędzie?
-
dla sekretarzy gmin i miast,
-
dla burmistrzów/wójtów,
-
dla kierowników referatów,
-
dla osób odpowiedzialnych za regulamin organizacyjny, audyt wewnętrzny, zarządzanie ryzykiem.
Świetnie sprawdzi się również jako element audytu organizacyjnego lub przygotowania do reorganizacji urzędu.
Jak możesz to wykorzystać w praktyce?
-
przygotować prezentację na posiedzenie kierownictwa,
-
opracować uzasadnienie dla nowych etatów lub zmian w strukturze,
-
przeprowadzić wewnętrzny audyt obciążenia stanowisk,
-
przedstawić wyniki radzie w sposób prosty i zrozumiały.
Stworzone przez praktyka
Narzędzie zostało przygotowane przez burmistrza i audytora samorządowego, który zna urząd „od środka” – zarówno z perspektywy zarządzającego, jak i kontrolującego.
Dzięki temu arkusz odpowiada na realne problemy samorządów:
-
za dużo zadań, za mało czasu,
-
presja na optymalizację etatów,
-
brak czytelnego obrazu obciążenia referatów.
Oprócz gotowego arkusza dostajesz również instrukcję wdrożeniową.
